Whistleblower

Inden du benytter dig af whistleblowerordningen, er det vigtigt, at du læser Naturstyrelsens retningslinjer på området. Her kan du bl.a. finde oplysninger om, hvad der er omfattet af whistleblowerordningen, hvordan dine oplysninger bliver håndteret, og hvilke rettigheder du har som whistleblower.

Whistleblowerordningens formål

Naturstyrelsens whistleblowerordning har til formål

• at øge mulighederne for, at ansatte og samarbejdspartnere kan ytre sig om kritisable forhold i Naturstyrelsen uden at frygte for negative konsekvenser,
• at sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til eventuelle ulovligheder og alvorlige uregelmæssigheder.

Whistleblowerordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation om fejl og utilfredsstillende forhold, og erstatter ikke dialogen mellem medarbejder og nærmeste leder, HR-afdelingen eller tillidsrepræsentanten.

Hvem kan indberette?

Whistleblowerordningen kan anvendes af personer, der arbejder i Naturstyrelsen. Det omfatter arbejdstagere i bred forstand, herunder overenskomstansatte, deltids- og fuldtidsansatte og tjenestemænd, frivillige samt lønnede og ulønnede praktikanter.

Ordningen kan også anvendes af personer, der tidligere har arbejdet for Naturstyrelsen, og som indberetter om oplysninger, som vedkommende er kommet i besiddelse af i den periode, personen arbejdede for Naturstyrelsen. Endvidere kan ordningen anvendes af personer, som endnu ikke er begyndt at arbejde hos Naturstyrelsen, men som indberetter om oplysninger, der er erhvervet i forbindelse med ansættelsesprocessen eller andre førkontraktretlige forhandlinger.

Desuden kan ordningen anvendes af samarbejdspartnere, som Naturstyrelsen har et mere kontinuerligt eller formaliseret samarbejde med, herunder private virksomheder (f.eks. leverandører og underleverandører).

Andre, f.eks. borgere, der har en sag hos Naturstyrelsen, er ikke være omfattet.

Hvilke oplysninger er omfattet af ordningen?

Whistleblowerordningen omfatter kun oplysninger om alvorlige forhold, som er af betydning for Naturstyrelsens opgavevaretagelse. Der foretages i hvert enkelt tilfælde en konkret vurdering af, om der er tale om sådanne alvorlige forhold. Det vil dog i almindelighed omfatte oplysninger om:

• strafbare forhold, f.eks. overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.
• overtrædelser af lovgivningen, f.eks. forvaltningsloven, databeskyttelseslovgivningen, offentlighedsloven, miljøoplysningsloven el. lign.
• overtrædelser af forvaltningsretlige principper, f.eks. undersøgelsesprincippet, krav om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet el. lign.
• grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, f.eks. om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.
• grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane, herunder af seksuel karakter
• bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.

Der forudsættes viden om eller begrundet mistanke om, at der er begået sådanne alvorlige forhold.

Nogle oplysninger er ikke omfattet af ordningen, og skal derfor i stedet løses af andre kanaler, f.eks. nærmeste leder, HR-afdelingen eller tillidsrepræsentanten. Det kan eksempelvis være:

• oplysninger om overtrædelser af mindre væsentlige interne retningslinjer om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler mv., og
• oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen.

Hvordan behandles en indberetning?

I Naturstyrelsen er der etableret en whistleblowerenhed i HR-afdelingen, som modtager og behandler alle indberetninger via whistleblowerportalen.

Ved modtagelse af en indberetning foretages en indledningsvis vurdering af, om der er grundlag for en egentlig sagsbehandling af forholdet, eller om henvendelsen skal henlægges som åbenbart grundløs, f.eks. fordi den angår forhold eller er indgivet af en person, der ikke er omfattet af ordningen.

Modtages der indberetninger, der falder uden for ordningernes anvendelsesområde, vil whistleblowerenheden – afhængigt af henvendelsens karakter – vejlede indberetteren om den videre håndtering af henvendelsen. Hvordan den enkelte henvendelse skal håndteres, vil bero på en konkret vurdering af bl.a. henvendelsens indhold og karakter.

Vejledningen kan eksempelvis bestå i, at indberetteren opfordres til at rette henvendelse til tillidsrepræsentanten eller HR, hvis det forhold, der indberettes om, ikke er omfattet af ordningen, og en konkret vurdering tilsiger, at tillidsrepræsentanten eller HR er nærmest til at håndtere henvendelsen. Der kan også være tale om borgere, som skal opfordres til at rette henvendelse til hovedpostkassen.

Hvis der er grundlag for en realitetsbehandling af indberetningen, iværksættes en nærmere undersøgelse af forholdet under inddragelse af oplysninger internt i Naturstyrelsen samt i relevant omfang under inddragelse af eksterne myndigheder samt offentlige tilsynsorganer. Hvis det viser sig, at indberetningen ligger inden for ordningens anvendelsesområde, vil henvendelsen blive håndteret i whistleblowerenheden med inddragelse af andre relevante kontorer afhængigt af henvendelsens indhold.

Hvis undersøgelsen viser kritisable forhold, er der forskellige reaktionsmuligheder:

• Hvis der er tale om overtrædelse af straffelovgivningen, kan det blive anmeldt til politiet
• Vedrører sagen alvorlige fejl og/eller forsømmelser begået af en ansat i Naturstyrelsen, kan det medføre negative ansættelsesretlige reaktioner, herunder disciplinære sanktioner, f.eks. advarsel eller afskedigelse. Reaktionen/sanktionen afhænger af de regler, der gælder for den enkelte ansatte, herunder om der er tale om en overenskomstansat eller tjenestemand
• Vedrører sagen alvorlige fejl og/eller forsømmelser begået af en samarbejdspartner, kan det medføre kontraktretlige konsekvenser for samarbejdspartneren, f.eks. kontraktophævelse.

Hvordan laver man en indberetning?

Hvis du ønsker at lave en indberetning, skal det ske via Naturstyrelsens whistleblowerportal. Det er vigtigt at du tager stilling til, om den skal sendes anonymt eller om du ønsker at opgive din identitet.

Du vil som udgangspunkt senest tre måneder efter indberetningen blive orienteret om sagens behandling og eventuelle resultater. I særlige tilfælde, f.eks. ved komplekse indberetninger, vil fristen for orientering kunne forlænges til seks måneder. Orienteringen kan dog i visse tilfælde være begrænset af regler om tavshedspligt mv.

De almindelige forvaltningsretlige regler finder i øvrigt anvendelse.

Anonyme indberetninger

Statens Whistleblowerportal sporer eller registrerer ikke IP-adresser eller andet, der kan afsløre en anonym indberetning.

Du skal selv være opmærksom på at undlade at oplyse dit navn eller andre personhenførbare oplysninger og at filer som dokumenter og billeder kan indeholde metadata, der kan betyde, at din anonymitet kompromitteres. Du bør ikke tilgå systemet via nedenstående link, men i stedet for indtaste webadressen (https://nst.sit-wb.dk) i et blankt browservindue.

Navngivne indberetninger

Hvis du ikke ønsker at være anonym, skal du selv sørge for at tilføje dine kontaktoplysninger til indberetningen.

En indberetning til whistleblowerordningen vil ikke i sig selv medføre, at du bliver part i en sag, herunder opnår de almindelige partsrettigheder (f.eks. partshøring, begrundelse, partsaktindsigt og mulig klageadgang). Der kan dog være tilfælde, hvor en whistleblower har partsstatus i en sag, som indberetningen omhandler eller giver anledning til.

Der kan efter gældende regler være adgang til at få aktindsigt i navnet på den person, der har indgivet oplysningerne, såfremt dette er oplyst. F.eks. kan de personer, som oplysningerne drejer sig om, have ret til at vide, hvem der har indgivet oplysningerne.

Hvilke rettigheder har man som indberetter?

Personer, der indgiver indberetninger, er beskyttet mod negative konsekvenser forbundet med en indberetning afgivet i god tro. Ved vurderingen af, om en indberetning er afgivet i god tro, skal det indgå, om den indberettende person havde rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen, og at de indberettede oplysninger var omfattet af whistleblowerordningen.

Hvis en ansat benytter sig af whistleblowerordningen, kan det ikke i sig selv føre til afskedigelse eller andre former for direkte eller indirekte sanktionering. Der kan dog være tilfælde, hvor følgevirkningerne af, at en ansat lovligt benytter sig af sin meddeleret, er af en så alvorlig karakter, at det kan danne grundlag for, at ledelsen sagligt kan gøre brug af de nævnte reaktioner over for den ansatte.

Hvis man som ansat oplever at blive mødt med negative ledelsesreaktioner, fordi man har benyttet whistleblowerordningen, kan man rette henvendelse til whistleblowerenheden, sin tillidsrepræsentant eller faglige organisation, som vil tage hånd om sagen.

Har en ansat oplevet uberettigede ansættelsesretlige reaktioner som følge af at have indgivet en indberetning, kan den ansatte tilkendes erstatning, godtgørelse eller økonomisk kompensation efter de til enhver tid gældende regler herom.

Hvilke rettigheder har personer, som bliver genstand for en indberetning?

De personer, som oplysningerne omhandler, vil normalt blive underrettet, hvis der indgives oplysninger om dem. Den omhandlede person vil således modtage underretning, når sagen henlægges, hvis den er åbenbart grundløs, ligesom den omhandlede person vil blive involveret i forløbet, hvis sagen realitetsbehandles. Den omhandlede person har i den forbindelse ret til at anmode om berigtigelse, sletning eller begrænsning af oplysninger.

Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. Oplysninger, der er indgivet i ond tro, kan medføre en politianmeldelse, ligesom det kan få negative ansættelsesretlige reaktioner eller medføre kontraktsretlige konsekvenser for den person, der har indgivet oplysningen.

De almindelige sletteregler gælder i øvrigt.

Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for den ansatte, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om den ansatte, vil oplysningerne blive opbevaret i den pågældendes personalemappe.

Behandling af personoplysninger i forbindelse med Naturstyrelsens Whistleblowerordning
Formålet med at behandle personoplysninger, som indgives til Whistleblowerordningen, er at undersøge eventuelle ulovligheder eller alvorlige uregelmæssigheder i Naturstyrelsen med henblik på at sikre forbedring, forebyggelse og afværgelse af fejl og ulovligheder inden for styrelsen.

Hvis Whistleblowerenheden behandler dine personoplysninger, har du på baggrund af de databeskyttelsesretlige regler mulighed for at gøre brug af følgende rettigheder:

• Ret til at blive orienteret om indsamling af oplysninger
• Ret til at bede om indsigt i de oplysninger, der behandles elektronisk
• Ret til at gøre indsigelse mod, at oplysningerne behandles elektronisk
• Ret til at kræve berigtigelse eller sletning af oplysninger, der er urigtige, vildledende eller på lignende måde er behandlet elektronisk i strid med den databeskyttelsesretlige lovgivning.

Datatilsynet er tilsynsmyndighed for enhver behandling af personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

Anonymitet

Det er valgfrit, om du vil indgive en indberetning anonymt eller ikke-anonymt. Hvis du vælger ikke at være anonym, vil din identitet være kendt for de personer, der behandler sagen. I dette tilfælde kan du risikere at blive indkaldt som vidne i en eventuel retssag, hvorved anonymiteten fortabes. Der kan også begæres aktindsigt i sagen efter lov om offentlighed i forvaltningen.

Hvis du ønsker at være anonym skal du benytte whistleblowerportalen på Naturstyrelsens hjemmeside.

Husk at du ikke skal oplyse dit navn, adresse, telefonnummer eller andre personhenførbare oplysninger på portalen.

Whistleblowerportalen bliver leveret af Statens IT – og er baseret på standard softwareprodukt, der hedder GlobalLeaks - der garanterer for sikkerheden og anonymiteten i systemet. Systemet logger ikke IP-adresser og maskin-ID og benytter ej heller cookies, ligesom al datatransmission og lagring af data sker krypteret.

Logning

Det eneste, der registreres er selve indberetningen. Der føres således ikke log over den IP-adresse eller maskin-ID på den computer, som indberetningen bliver foretaget fra.

Behandling af personoplysninger

Hvis du vælger ikke at være anonym, og selv oplyser personhenførbare oplysninger som fx navn, e-mail og telefon nr., så vil de personlige oplysninger, som du videregiver til Whistleblowerenheden blive gemt, såfremt det har relevans for sagen. Håndteringen af personlige oplysninger er underlagt strenge kontroller og procedurer og overholder derfor databeskyttelseslovgivningen samt god skik inden for området.

Naturstyrelsen har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges.

Korrektion af registrerede oplysninger

Hvis du bliver opmærksom på, at du har indgivet ufuldstændige eller ukorrekte oplysninger, laver du blot en korrektion i systemet på den allerede eksisterende indberetning.

Videregivelse af de registrerede oplysninger
Hvis indberetningen ligger inden for ordningens anvendelsesområde, vil henvendelsen blive håndteret i Whistleblowerenheden med inddragelse af relevante afdelinger afhængigt af henvendelsens indhold.

Sletning af registrerede data

Registrerede data må kun opbevares så længe, der er behov for det.

Når der ikke længere er behov for at opretholde registreringen af oplysningerne, vil oplysningerne blive slettet i systemet.

Spørgsmål

Hvis du har spørgsmål til beskyttelsen af personoplysninger, kan du kontakte Naturstyrelsens databeskyttelsesrådgiver
E-mail: whistleblower@mim.dk
Telefon: +45 93 59 70 11 (træffes hver onsdag kl. 10-12)

Det følger af whistleblowerordningens § 27, at Naturstyrelsen mindst én gang årligt skal offentliggøre oplysninger om aktiviteter efter whistleblowerordningen.

Oplysningerne for perioden 1. januar 2022 – 1. januar 2023 fremgår af nedenstående oversigt.

Naturstyrelsens whistleblowerordning i 2022: