- Et projekt skal afsluttes og afrapporteres til det tidspunkt, som fremgår af tilsagnsbrevet. Hvis projektet ønskes afsluttet på et senere tidspunkt, sendes en begrundet anmodning på en mail til Naturstyrelsen, stilet til den person, der har underskrevet tilsagnsbrevet
- Hvis der ikke er indsendt afrapportering inden ovennævnte frist, bortfalder tilsagnet uden videre
- Projektet skal afrapporteres på de 3 ark, der hører til de grønne partnerskaber: Afrapportering, Regnskab for timer og Regnskab for udgifter - se nedenfor. Arkene mailes til Naturstyrelsen. De tre ark mailes til ansøger sammen med tilsagnsbrevet, og kan desuden hentes på hjemmesiden
- I tilsagnsbrevet kan stå specielle vilkår for tilsagn om tilskud til et bestemt projekt. Vilkår i øvrigt fremgår af nærværende vejledning, som udsendes sammen med tilsagnsbrevet og kan ses på hjemmesiden
- Det er en forudsætning for udbetaling af tilskud, at projektet er gennemført i overensstemmelse med de betingelser, der er aftalt med Naturstyrelsen.
Skema 1: Afrapportering af projekt
Find skema til afrapportering af projekt her
På dette skema beskrives projektets forløb og resultater.
- Afrapporteringen skal fylde ½-1 A4 side og der vedlægges desuden 1-3 elektroniske fotos. Beskrivelse og fotos skal kunne bruges af Naturstyrelsen og samarbejdsparterne bag grønne partnerskaber som dokumentation og inspiration / markedsføring på hjemmesiden www.groennepartnerskaber.dk og andre medier.
Andre produkter kan evt. vedlægges, fx avisomtale, eksemplarer af foldere, deltagerlister el. andet relevant.
Skema 2: Regnskab for timer
Find skema til regnskab for timer her
Der udfyldes et skema med timeregnskab for hver organisation i partnerskabet.
- Lønnede timer: Her skrives antallet af timer, der svarer til den interne løn, som fremgår af Regnskab for udgifter.
- Frivillige – ulønnede – timer: Her skrives antallet af ulønnede timer, som er brugt i projektet.
Timeregnskabet kan være baseret på følgende:
- Hvis organisationen har en procedure for tidsregistrering, der føres dagligt af den enkelte medarbejder, kan denne anvendes i projektet.
- Hvis organisationen ikke har en timeregnskabsprocedure, skal hver projektdeltager føre en dagbog, en uge- eller månedstimeseddel og her daglig notere det antal timer, der arbejdes med projektet.
- Projektdeltagere, der gennem længere tid er beskæftiget heltids på projektet inden for normal arbejdstid, behøver ikke i denne periode dagligt at registrere tidsforbruget, men den forbrugte tid skal dog stadig anføres i timer på timeregnskabet.
Skema 3: Regnskab for udgifter
Find skema til regnskab for udgifter her
Udgifterne til projektet opgøres på følgende måde i overensstemmelse med budgettet i det godkendte projekt.
- Interne lønudgifter
På timeregnskabet opgøres antallet af lønnede timer. Antallet af timer x timesats lægges sammen for alle de personer, der har bidraget til at gennemføre projektet i henhold til budget. Tilsammen giver det summen af interne lønudgifter (som skal skrives på indberetningsskemaet) - Eksterne konsulenter
Her skrives udgifter til eksterne konsulenter specificeret på samme måde som i budgettet. - Udgifter til materialer
Udgifterne specificeres i henhold til budgettet.
Moms
Der gives ikke tilskud til moms, der refunderes til tilskudsmodtager. Budget og regnskab opgøres derfor uden moms til kommuner og andre, som får momsen refunderet. Budget og regnskab skal opgøres inkl. moms for projekter, hvor projekt-ejeren ikke har mulighed for at få refunderet moms.
Udbetaling af tilskud
Hvis Naturstyrelsen kan godkende indberetningen, udbetales tilskuddet til det pengeinstitut og kontonummer, som ansøger skal oplyse på skemaet til Regnskab for udgifter: Det skal være en NEM-konto, som er knyttet til tilskudsmodtagers CPR- / CVR-nr.
Afvigelser fra budgettet?
Store afvigelser fra budgettet skal drøftes i god tid med Naturstyrelsen og skal i øvrigt kommenteres i afrapporteringen.
Der kan ikke udbetales tilskud udover det beløb, som er meddelt i tilsagnsbrevet, og der kan kun udbetales det tilskudsbeløb, som fremgår af tilsagnsbrevet, hvis udgiften er dokumenteret i regnskabet.
Hvis et projekt er blevet billigere end budgetteret, reduceres tilskuddet i overensstemmelse hermed, og der kan højst udbetales 50 % af de afholdte udgifter.
Naturstyrelsen forbeholder sig ret til at kræve beløb, der ikke kan dokumenteres anvendt i overensstemmelse med vilkårene, helt eller delvis tilbagebetalt
Delvis afregning
Hvis ansøger har vanskeligt ved at ”lægge ud” for projektomkostningerne, kan projektet opdeles i faser. Det kan typisk være, at der efter hvert år udarbejdes og indsendes et revideret regnskab, hvorefter penge til dækning af de afholdte omkostninger kan udbetales til ansøger. Ved projektets afslutning indsendes et revideret regnskab for det samlede projekt.
Der kan undtagelsesvis udbetales et forskud til projekter, som ledes af små foreninger, der ikke selv har mulighed for at lægge ud. Ansøger skal anmode om forskud.
Revision
Modtagere af statslige tilskud skal aflægge et regnskab, der revideres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Tilskudsmodtager eller den som tilskudsmodtager bemyndiger til dette, udarbejder regnskabet og underskriver dette.
Ved tilskud under 500.000 kr. kan omkostninger til revision beslaglægge en væsentlig del af tilskuddet, hvis der stilles høje krav til revisionen. Derfor kan der anvendes en ikke-faguddannet (foreningsvalgt) revisor. Revisor skal sikre sig, at regnskabet er rigtigt dvs. uden væsentlige fejl og mangler, og at midlerne er anvendt sparsommeligt til det givne formål. Hvis revisionen udføres af en ikke faguddannet revisor, skal revisor opfylde almindelige habilitetskrav, dvs. at der ikke må foreligge omstændigheder, der er egnede til at vække tvivl om vedkommendes uafhængighed (jf. principperne i lov om statsautoriserede revisorer, § 13, og lov om registrerede revisorer, § 7)
Skattemæssige forhold
Vær opmærksom på, at tilskud skal indregnes i den skattepligtige indkomst. Naturstyrelsen skal indberette støttebeløbet til skattemyndighederne i henhold til lovbekendtgørelse nr. 1126 af 24. november 2005 om indberetningspligt efter skattekontrolloven. Derfor skal CVR nr. eller CPR nr. på den ansvarlige for projektet oplyses for at tilskuddet kan udbetales. Det kan oplyses, at tilskuddet som udgangspunkt er skattepligtigt, men det afhænger af støttemodtagerens forhold, om der konkret skal betales indkomstskat.
Kontrol
Naturstyrelsen kan foretage stikprøvekontrol. Naturstyrelsen eller den, som Naturstyrelsen bemyndiger dertil, har adgang til f.eks. at besigtige arealer og se timeregnskab for projekter, hvortil der er givet tilsagn om tilskud. Ansøger eller dennes stedfortræder har pligt til at ledsage kontrolpersonalet og bistå ved kontrollen, bl.a. ved at fremlægge det nødvendige dokumentationsmateriale.
I forbindelse med stikprøvekontrollen vil det blive kontrolleret, om de afgivne oplysninger i ansøgningsskema eller indberetning er korrekte. Det påhviler ejer/ansøger at kunne dokumentere oplysningerne, herunder evt. anvendt timesats for udført arbejde.
Hvis det viser sig, at ansøger har afgivet urigtige eller vildledende oplysninger, eller der foreligger andre forhold, der gør, at et tilsagn om og/eller udbetaling af tilskud er sket på et forkert grundlag, kan Naturstyrelsen kræve tilskud helt eller delvist tilbagebetalt eller lade tilsagn helt eller delvist bortfalde.
I tilfælde af tilbagebetaling, anses det krævede beløb som forfaldent 3 uger efter brevdatoen for underretning om tilbagebetalingskravet. Fra denne dag forrentes beløbet i overensstemmelse med renteloven.